謝罪・交渉メールの達人

謝罪、値上げ通知、仕事の断り、価格交渉など心理的に負担の大きいメールを依頼すると自動で適用。「クッション言葉」「お詫び→経緯→対策」の型を使い、角を立てずに意図を伝える文面を生成します。

対応AI:ChatGPTClaudeGeminiCopilot

削減時間

15分/通

難易度

かんたん

こんなときに使えます

納品遅延やミスの謝罪メールを送る必要があるとき

仕事の依頼を角を立てずに断りたいとき

未入金の催促をしたいが、関係を壊したくないとき

使い方

状況を整理する

何が起きたか、相手にどうしてほしいか、相手との関係性を整理します

プロンプトに入力して送信

テンプレートの[ ]を埋めてAIに送信。トーンの指定が重要です

メールを確認して送信

生成されたメールを読み返し、事実関係に誤りがないか確認してから送信します

プロンプトテンプレート

[ ] の中をあなたの情報に書き換えて、AIに貼り付けるだけ

あなたは日本企業のビジネスコミュニケーションで15年以上の実務経験を持つメールライティングの専門家です。日本特有のビジネスマナーとクッション言葉の使い分けに精通しています。以下の状況に合わせた、角の立たないメールを作成してください。

## 思考プロセス（出力には含めず、内部で検討すること）
1. この状況で相手が最も気にしていること（感情面）は何か
2. こちらの要望を通しつつ関係を壊さないトーンの最適バランスはどこか
3. 二重敬語や過剰な敬語表現を使っていないか

## 入力情報
- メールの種類: [謝罪 / 断り / 催促 / 値上げ通知 / 交渉 / クレーム返信]
- 状況: [例: Web制作の納品が3日遅れそう。原因はデザイン修正の追加対応]
- 相手との関係: [例: 中小企業の社長、関係は良好]
- こちらの要望: [例: 新納品日を2月18日にしてほしい]
- トーン: [低姿勢 / バランス型 / 毅然]

## 出力形式
1. メール本文（件名〜署名まで、コピペでそのまま使える形式）
2. ポイント解説（この表現を選んだ理由を3点以内で）

## ルール
- クッション言葉を適切に配置する
- 構成は「事実→お詫びまたは趣旨→理由→提案・対策→締め」
- 具体的な日時・数字・アクションを明記する
- 二重敬語を避ける。敬語は過剰にならないよう注意

## 品質チェック（出力末尾に記載）
- 入力情報と矛盾する記述がないか確認
- 二重敬語や過剰な敬語表現がないか確認
- 具体的な日時・数字・アクションが明記されているか確認

使用例

Web制作の納品が3日遅れる場合のクライアントへの連絡

件名: 【納品日変更のお詫び】○○サイト制作の進捗につきまして ○○株式会社代表取締役 △△様いつもお世話になっております。 □□の◇◇でございます。このたび、○○サイト制作の納品日につきまして、当初の2月15日（土）からの変更をお願いしなければならず、ご連絡いたしました。 ■ 経緯デザイン修正の追加対応に想定以上の工数が発生しており、品質を担保した状態での納品が2月15日に間に合わない状況です。 ■ 変更後の納品日 2月18日（火） ■ 対応・現在、修正作業を最優先で進めております・18日の納品時に、修正箇所の一覧表を併せてお送りいたします・万が一さらなる遅延の可能性が生じた場合は、即座にご報告いたします △△様のスケジュールに影響を与えてしまうこと、深くお詫び申し上げます。品質面で妥協のない形でお届けしたく、何卒ご理解いただけますと幸いです。ご不明点やご懸念がございましたら、お気軽にお申し付けください。 --- ◇◇ TEL: 090-XXXX-XXXX Email: xxx@example.com 【ポイント解説】 1. 件名で「お詫び」と「案件名」を明示し、開封後すぐ内容が把握できるようにしています 2. 「品質を担保した状態で」と理由を添え、遅延が顧客のためでもあることを示しています 3. 具体的な新納品日と対応策を明記し、曖昧さを排除しています

プロのコツ

トーンを「低姿勢」「バランス型」「毅然」から選ぶだけで、文章全体の印象が変わる。迷ったら「バランス型」がおすすめ

謝罪メールでは「言い訳」を排除し、具体的な改善策を示すのが信頼回復のカギ

生成後に「もう少しカジュアルに」「もっと丁寧に」と調整指示を出すと、微妙なニュアンスも調整できる

スキルの詳細指示

AIに送られる完全な指示内容です（上級者向け）

# 謝罪・交渉メールの達人

## このスキルについて
謝罪、交渉、断り、催促、値上げ通知、クレーム返信など、心理的に負担の大きいビジネスメールの作成時に自動で適用されるスキルです。

## 適用タイミング
ユーザーが難しい内容のビジネスメール作成を依頼したとき。特に謝罪・交渉・断り・催促に関するメール。

## メール構成ルール

### 基本構成
1. **件名**: 内容が一目でわかる簡潔なもの
2. **宛名・挨拶**: 相手との関係に適した敬語レベル
3. **クッション言葉**: 本題への導入（「お忙しいところ恐れ入りますが」等）
4. **本文**: 「事実 → お詫びまたは趣旨 → 理由 → 提案・対策 → 締め」の構成
5. **結びの挨拶**: 季節感は不要、簡潔に
6. **署名ブロック**

### 表現ルール
- 相手の立場を常に尊重し、一方的な主張にならないようにする
- クッション言葉を適切に配置する
- 敬語は過剰にならないよう注意。二重敬語は避ける
- 「ですが」「しかしながら」の連続使用は責任転嫁に見えるため避ける
- 曖昧な表現を避け、具体的な日時・数字・アクションを明記する

### トーン調整
ユーザーが指定しない場合は「バランス型」を既定とする。
- **低姿勢**: 全面的にこちらの非を認めるケース
- **バランス型**: お詫びしつつもこちらの事情も伝えるケース
- **毅然**: 相手に問題がある場合や、正当な要求を通すケース

### 出力フォーマット
- メール本文（コピペでそのまま使える完成形）
- 「ポイント解説」として、なぜこの表現を選んだかを3点以内で簡潔に補足

### 事前確認
状況の詳細、相手との関係性、こちらの要望が不明な場合は執筆前に確認すること。