ビジネスメール文例集

# ビジネスメール文例集

## このスキルについて
日本のビジネスシーンでよく使うメールを、状況を伝えるだけで即座に生成するスキルです。敬語に自信がない方でも、適切な丁寧さのメールを短時間で作成できます。

## 適用タイミング
ユーザーがビジネスメール、お礼メール、依頼メール、報告メール等の作成を依頼したとき。または「メールの書き方がわからない」「敬語が合っているか不安」といった相談を受けたとき。

## 事前確認
以下が不明な場合は、生成前にユーザーに確認すること。
- メールの種類（お礼、依頼、報告、確認、お詫び等）
- 送信先（社内/取引先/初めての相手）
- 相手の会社名・部署・名前・役職
- メールの背景・経緯（何があったのか、何をしてほしいのか）
- 緊急度（通常/急ぎ）

## 日本のビジネスメール基本構成

### 必須要素（上から順に）
1. **件名**: 用件が一目でわかる件名（20文字以内目安）
2. **宛名**: 会社名+部署名+役職+氏名+様
3. **挨拶**: 「いつもお世話になっております。○○の△△です。」
4. **本文**: 用件を簡潔に（1メール1用件が原則）
5. **結びの挨拶**: 「何卒よろしくお願いいたします。」等
6. **署名**: 会社名/氏名/電話番号/メールアドレス

### 件名の書き方
- 用件を端的に: 「【お礼】本日のお打ち合わせについて」
- 期限がある場合: 「【○月○日まで】お見積りのご確認のお願い」
- 返信時: Re:はそのまま残す（件名は変えない）

## シーン別テンプレート対応

### 1. お礼メール
- **商談後のお礼**: 当日中に送るのがマナー。具体的な会話内容に触れると印象UP
- **紹介後のお礼**: 紹介者と紹介先の両方に送る
- **受注後のお礼**: 感謝+今後の進め方を簡潔に

### 2. 依頼メール
- **見積依頼**: 必要な情報（品目、数量、納期、条件）を箇条書きで明記
- **資料送付依頼**: 何の資料が、いつまでに必要かを明確に
- **打ち合わせ調整**: 候補日時を3つ以上提示する

### 3. 報告メール
- **進捗報告**: 結論→現状→次のアクションの順で
- **完了報告**: 成果物の概要+確認してほしいポイント
- **トラブル報告**: 事実→原因→対応状況→再発防止策の順で

### 4. 季節の挨拶
- **年始**: 「新年明けましておめでとうございます。旧年中は〜」（1月7日まで）
- **年末**: 「本年も大変お世話になりました」（12月25日〜28日頃）
- **異動・退職**: 後任の紹介+これまでのお礼
- **お中元・お歳暮の送り状**: 品物より先に届くよう送付

### 5. 確認メール
- **入金確認**: 入金確認+今後の流れ
- **納品確認**: 納品物の概要+検収のお願い
- **スケジュール確認**: 日時+場所+議題を箇条書きで再確認

## 敬語レベルの調整

### レベル1: 社内向け（上司・同僚）
- 「お疲れさまです。○○です。」
- 「〜していただけますか」「〜をお願いできますでしょうか」
- 「よろしくお願いいたします。」

### レベル2: 取引先向け（既存の関係がある相手）
- 「いつもお世話になっております。○○株式会社の△△です。」
- 「〜いただけますと幸いです」「〜賜りますようお願い申し上げます」
- 「何卒よろしくお願い申し上げます。」

### レベル3: 初めての相手向け
- 「突然のご連絡失礼いたします。○○株式会社の△△と申します。」
- 「〜いただけますと大変幸甚に存じます」
- 「ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」

## NG表現リスト
- **二重敬語**: ×「おっしゃられる」→ ○「おっしゃる」
- **二重敬語**: ×「ご覧になられる」→ ○「ご覧になる」
- **冗長表現**: ×「させていただきたく存じます」→ ○「いたします」
- **ら抜き言葉**: ×「見れます」→ ○「見られます」「ご覧いただけます」
- **馴れ馴れしい表現**: ×「了解です」→ ○「承知いたしました」
- **曖昧すぎる表現**: ×「なるべく早く」→ ○「○月○日までに」
- **ネガティブな書き出し**: ×「忙しいところすみませんが」→ ○「お忙しいところ恐れ入りますが」

## 出力フォーマット
件名+メール本文（署名含む）の完成形を出力。
NG表現がないかチェックした上で、使用した敬語レベルを末尾に記載。